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邮件总是得不到回复?经典案例帮你解析“大忙人”心理

电子邮件作为职场往来必备工具,重要性不言自明。每天收发电子邮件已经成为日常工作不可缺少的一部分。然而,发出的电子邮件却总是得不到回复,是对方太忙,还是邮件本身写的不恰当?本文编译自Medium题为“How to Send Emails to Very Busy People (and a Case Study Teardown)”的文章,通过经典案列分析,帮你走出电子邮件盼复困境。

如果要我罗列出自己的超能力,它可能会包括在一座城市里找到最好的饭馆,察觉别人遗留的机会,以及与任何人建立联系的能力。

对我来说,给十分忙碌的人发送电子邮件,并且成功得到他们的回复是很重要的一项“超能力”。这一“超能力”在很大基础上建立起我职业生涯的开端,并引领我去追求任何想走的道路。

能力的养成源于我多年以来与人们电邮沟通的各种尝试。许多年来,我一直在与不同公司的首席执行官、总裁、创始人、投资者,还有那些我欣赏的有趣的人接触。我认为我十分擅长写电子邮件(毕竟我是一个好作家!)。在发送之前,我会阅读、校对、核实邮件正文。然而直到我真正开始给事务繁忙之人(不仅仅是同行、教授或者是一般的专业人员)写邮件,我才意识到大多数人都不擅长此道。

更糟糕的是,随着这项技能带来的回报与日俱增,我开始成为一个非常忙碌的人,不断收到来自别人的邮件(尽管我这个“忙人”只是将将踏过门槛,处于光谱的低端)。

以下是我在撰写电子邮件时学习整理的一些笔记。如果你掌握了这项技能,就能获得与任何人建立联系的技巧;如果你能够用电子邮件沟通自如,世界便如同一只牡蛎,动手一撬,便能把梦想实现。

无应答心理学

我不打算拿出一封显而易见的十分糟糕的电子邮件做展示,因为人们可以不费吹灰之力地把它批得一无是处。人们都知道,差劲的电子邮件往往是大幅文字块的罗列,没有明确的语句号召对方采取行动,它们所有的只是可怕的、不相关的主题内容,阅读这样的邮件很显然是在浪费收件人的时间。只有对时间万分慷慨的人才会愿意通过这种方式一起工作。

相反,解析那些看来不错、实际却不起作用的电子邮件更为有用。

普通人给非常忙碌的人写电子邮件时的心理活动是这样的:

为什么

“这个人很忙,每天都会收到很多电子邮件。我需要清楚地告诉他们他们需要回复电子邮件,并且要把写信缘由说明清楚。“

“所以,我需要做到以下几件事:清除主题内容,划分段落(没有大块文本堆积!),明确的提出问题,甚至可以通过添加附件的手段凸显邮件重要性。”

综上,一般人起草的最终版电子邮件如下:

亲爱的斯莱贝克先生,

我是电子邮件大学的一名学生,最近我偶然发现了您的一篇文章,我十分喜欢。读罢思考,我发现自己经常需要发送电子邮件,并且意识到您所介绍的给忙碌的人发送电子邮件的技巧是很有帮助的。在我的学生生涯达到了一个稳定的阶段后,我决定申请进入电子邮件大学。然而不管我做什么,我的电子邮件都收不到回复。我的事业发展停滞不前。我的收入随之下降。最糟糕的是:我不能轻易地换工作,因为我不知道怎么写电子邮件!

目前我正在写一篇关于电子邮件性质和电子邮件历史的学期论文,并且将草稿作为附件一并发送给您。正如您会看到的,我还需要深入研究为什么电子邮件是并且一直会是人们获取信息的最好方式,而且我必须要反驳那些认为电子邮件与二十一世纪无关之人提出的异议。如果您有时间,我乐意听听您的想法。您有时间与我通电话吗?

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